National Archives and Records Administration กำลังพยายามทำให้หน่วยงานต่างๆ จัดการและเก็บถาวรอีเมลหลายพันล้านฉบับที่สร้างโดยพนักงานของรัฐบาลกลางได้ง่ายขึ้นหน่วยงานออกแถลงการณ์เมื่อวันพฤหัสบดีเพื่ออธิบายแนวทางการจัดการอีเมลที่พัฒนาขึ้นใหม่ที่เรียกว่า “Capstone” วิธีการของ Capstone พยายามช่วยหน่วยงานของรัฐบาลกลางจัดการบันทึกอีเมลทั้งหมดทางอิเล็กทรอนิกส์ภายในวันที่ 31 ธันวาคม 2016Capstone จะช่วยให้หน่วยงานต่างๆ ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ระบุโดยManagement Government Records Directive
ซึ่งเผยแพร่ในเดือนสิงหาคม 2012 คำสั่งดังกล่าวมีเป้าหมายเพื่อ
“พัฒนากรอบการทำงานในศตวรรษที่ 21 สำหรับการจัดการบันทึกของรัฐบาล”Capstone ของ NARA จะกล่าวถึงเป้าหมาย 1.2 ของคำสั่งอย่างเจาะจง:รัฐบาลกำลังต่อสู้กับกลไกในการพิจารณาว่าห่วงโซ่อุปทานซอฟต์แวร์ของตนมีความปลอดภัยหรือไม่ ดาวน์โหลด ebook เล่มใหม่ของเราเพื่อรับภาพรวมจากผู้นำที่ CISA, IT Industry Council และ DoD’s National Counterintelligence and Security Center ถึงความพยายามในปัจจุบัน
“ ภายในปี 2559 หน่วยงานของรัฐบาลกลางจะจัดการบันทึกอีเมลทั้งแบบถาวรและชั่วคราวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถเข้าถึงได้
ภายในวันที่ 31 ธันวาคม 2016 หน่วยงานของรัฐบาลกลางจะต้องจัดการบันทึกอีเมลทั้งหมดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ต้องเก็บบันทึกอีเมลไว้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมซึ่งสนับสนุนการจัดการบันทึกและข้อกำหนดในการดำเนินคดี (ซึ่งอาจรวมถึงรูปแบบการเก็บรักษาในสถานที่) รวมถึงความสามารถในการระบุ เรียกค้น และเก็บรักษาบันทึกได้นานเท่าที่จำเป็น หนึ่งปีหลังจากการออกคำสั่งนี้ แต่ละหน่วยงานจะต้องรายงานประจำปีต่อ OMB และ NARA ถึงสถานะความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมายนี้”
แนวทางของ Capstone ได้รับการออกแบบมาเพื่อ
“รักษาอีเมลที่มีค่าอย่างถาวรและเป็นช่องทางในการกำจัดอีเมลชั่วคราว” แนวทางนี้บรรลุเป้าหมายนี้ด้วยการใช้ระบบอัตโนมัติ แทนที่จะอาศัยเอเจนซีในการจัดเรียงอีเมลด้วยตนเอง กระดานข่าวกล่าวว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อเอเจนซี่เปลี่ยนไปสู่โซลูชันบนคลาวด์
NARA สรุปข้อดีหลายประการของการใช้วิธี Capstone:
ลดการพึ่งพาการพิมพ์และไฟล์ การคลิกและไฟล์ การลากและวาง หรือนโยบายที่ขึ้นอยู่กับผู้ใช้อื่นๆ
เพิ่มประสิทธิภาพการเข้าถึงบันทึกเพื่อตอบสนองคำขอ FOIA อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ลดความเสี่ยงในการทำลายบันทึกอีเมลโดยไม่ได้รับอนุญาต
แบ่งเบาภาระการจัดการอีเมลของผู้ใช้ปลายทาง
เพื่อนำแนวทาง Capstone มาใช้ หน่วยงานต่างๆ จำเป็นต้องระบุบัญชีอีเมลที่มีแนวโน้มมากที่สุดที่จะมีบันทึกที่ควรได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างถาวร ตามข้อมูลของ NARA บัญชีเหล่านี้อาจรวมถึงหัวหน้าแผนก หัวหน้าหน่วยงาน และเจ้าหน้าที่กองกำลังติดอาวุธ
NARA จะจัดการประชุมเชิงปฏิบัติการในเดือนกันยายนและตุลาคมเพื่อแนะนำการวางแผนสำหรับการนำ Capstone ไปใช้งาน
NARA สนับสนุนให้หน่วยงานนำแนวทาง Capstone มาใช้ แต่นั่นไม่ใช่ข้อกำหนด
อ่านเพิ่มเติม: เทคโนโลยี
